KOMUNIKASI dalam ORGANISASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI 

 Komunikasi merupakan salah satu proses vital yang menjiwai struktur organisasi. Dalam pekerjaan organisasi, komunikasi tidak dapat dielekkan, hanya komunikasi efektiflah yang dapat dihindarkan.

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

• Komunikator , dalam kerangka organisasi, komunikator haruslah seorang karyawan yang memiliki gagasan, maksud, informasi, dan tujuan berkomunikasi.
• Penyandian (encoding) , setelah adanya komunikator, harus ada penyandian yang menerjemahkan gagasan komunikator menjadi serangkaian tanda yang sistematis , menjadi bahasa yang mengungkapkan tujuan komunikator. Bentuk utama penyandian adalah bahasa.Misalnya, seorang manajer sering mendapat informasi akuntansi, laporan penjualan, dan data komputer yang diterjemahkannya menjadi pesan. Dengan demikian, fungsi penyandian adalah menyediakan bentuk tertentu agar gagasan dan tujuan dapat diungkapkan sebagai sebuah pesan.
• Pesan (message) , hasil proses pembuatan berita adalah pesan. Tujuan komunikator diungkapkan dalam bentuk pesan baik secara lisan (verbal) atau tulisan (nonverbal). Banyak tujuan manajer berkomunikasi, misalnya bagaimana caranya agar orang lain memahami gagasan mereka, atau agar memahami gagasan orang lain, atau agar mereka sendiri atau gagasan mereka dapat diterima, atau untuk menghasilkan tindakan. Dengan demikian, pesan adalah hal-hal yang diharapkan komunikator untuk disampaikan kepada penerima tertentu, dan bentuk pastinya sebagian besar bergantung pada perantara yang dipakai untuk menyampaikan pesan tadi. Keputusan yang berkaitan dengan bentuk dan isi pesan tidak dapat dipisahkan. Akan tetapi, dapat juga terkirim pesan tidak sengaja yang terungkap secara diam-diam atau tanpa menghasilkan tindakan, dengan emisi khusus maupun dengan keputusan yang tujuan dan sasarannya tidak dapat dicapai dan metodenya tidak dapat dipakai. Misalnya, keputusan untuk memakai satu jenis pernilaian prestasi dan bukan memakai pengiriman "pesan" kepada orang-orang tertentu. Keputusan seorang pengajar untuk tidak mengadakan ujian akhir dapat mengirimkan "pesan" yang tidak sengaja kepada mahasiswa tertentu bahwa kuliahnya terlampau mudah. Inilah yang kami maksudkan pada saat mengatakan bahwa segala hal yang dilakukan manajer dapat mengkomunikasikan sesuatu.
• Perantara (medium) , perantara adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Organisasi emnyediakan informasi kepada anggotanya dengan berbagai cara, termasuk komunikasi tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijaksanaan, sistem imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan.
• Penguraian Sandi-Penerima ,  Agar proses komunikasi dapat berlangsung dengan baik, pesan itu harus disandikan sesuai dengan penerima. Penguraian sandi adalah istilah teknis bagi proses pemikiran penerima. Jadi, penguraian sandi mencakup penafsiran. Para penerima menafsirkan (menguraikan sandi) pesan sesuai dengan pengalaman dan kerangka acuan mereka. Oleh karena itu, seorang tenaga penjual mungkin menguraikan sandi sebuah memo dari direktur utama perusahaan dengan cara yang lain dari seorang manajer produksi. Pengawas perawat mungkin menguraikan sandi sebuah memo dari administrator rumah sakit dengan cara yang lain dari kepala bagian bedah. Jika penguraian sandi itu semakin mendekati maksud yang ingin dicapai komunikator, semakin efektif pula proses komunikasi. Ini menunjukkan betapa pentingnya komunikator untuk "berorientasi penerima".
• Balikan (feedback), dalam proses komunikasi diperukan adanya balikan .Hal semacam ini dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya penyimpangan pesan yang dikehendaki dengan pesan yang diterima. Bagi seorang manajer, balikan komunikasi dapat sampai dengan banyak cara. Dalam situasi tatap muka, balikan langsung yang dilakukan dengan saling bicara, seperti komunikasi dengan cara halus melalui ekspresi jika timbul rasa kurang puas atau kesalahpahaman. Selain itu, balikan tidak langsung (seperti menurunnya produksi, mutu produksi yang buruk, semakin banyak pekerja yang keluar, kurangnya koordinasi atau konfllik diantara berbagai karyawan ).
• Kegaduhan ( noise ) , Dalam kerangka komunikasi manusiawi, kegaduhan dapat dianggap sebagai faktor yang menganggu pesan yang dikehendaki. Kegaduhan dapat terjadi dalam setiap unsur komunikasi. Misalnya, seorang manajer yang terdesak oleh tekanan waktu, mungkin terpaksa bertindak tanpa berkomunikasi atau komunikasi yang dilakukan tergesa-gesa dengan informasi yang kurang lengkap. Atau bawahan mungkin mengartikan lain terhadap perkataan atau kalimat yang disampaikan seorang manajer. Ini adalah contoh kepada dalam proses komunikasi.

MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

    -Ide (gagasan) => Si Sender
    -Perumusan
    -Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
    -Penyaluran (Transmitting)
    -Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
    -Tindakan
    Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.   

    -Pengertian

    Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

    -Penerimaan

    Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.

Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.

Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

KLASIFIKASI KOMUNIKASI dalam ORGANISASI

1. Dari segi sifatnya :

Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. Lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.
Komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

Komunukasi Tertulis
Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.
Komunikasi tertulis juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa
merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata.

2. Dari segi arahnya :

Komunikasi keatas
Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasike baawah. Berbeda dengan komunikasi ke  bawah, komunikasike atas mengalir dari orang pada hierarki yan lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi.  Misalnya, dalam bentuk kotak sara,pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.

Komunikasi kebawah
Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjangyang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memoresmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.

Komunikasi diagonal
Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggiotatidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.

Komunikasi horizontal
Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasihorizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dariberaneka ragam fungsi keorganisasian.  Misalnya, komunikasiantar produksi dan pemsaran dalam organisasi bisnis, dsb.

Komunikasi satu arah
Pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik).

Komunikasi Dua Arah
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi.

3. Dari segi lawannya :

Komunikasi Satu Lawan Satu
Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya
Cth:berbicara melalui telepon

Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)
Berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.
Cth: kelompok warga menginterogasi maling.
Kelompok Lawan Kelompok
Berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.
Cth: debat partai politik.

4. Dari segi keresmian :

Komunikasi formal
Komunikasi yang memperhitungkan tingkat ketepatan, keringkasan, dan kecepatan komunikasi.

Komunikasi informal
Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gosip , atau rumor .

sumber

1. Gibson, James L. Organisasi. PENERBIT ERLANGGA. Jakarta. 2000.

2. H.Rochajat Harun, Ir,M,ed. Komunikasi Organisasi. CV mundur maju. Jakarta 2008.

3. http://idadwiw.wordpress.com/2011/12/19/bagaimana-menyalurkan-ide-melalui-komunikasi/

4. http://ayurebel.blogspot.com/2012/12/jelaskan-klasifikasi-komunikasi-dalam_2.html